O Arquivo Público do Estado do RS (Apers) iniciou a execução do projeto do Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento (PNUD) referente à área de Gestão Documental que busca atualizar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da administração direta e indireta do Poder Executivo do RS.
“A adequada aplicação dos instrumentos tem como resultado a redução dos espaços utilizados para armazenagem de documentos e dos custos financeiros de manutenção, além da otimização dos fluxos e processos administrativos. Para além do tratamento técnico de gestão dos documentos analógicos, os instrumentos resultantes da execução do projeto serão imprescindíveis para a gestão dos documentos digitais”, explica Aerta Grazzioli Moscon, diretora do Apers.
Integram o patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados no decorrer das atividades de cada órgão da aministração do Estado do Rio Grande do Sul. Sua proteção está sob responsabilidade do Estado em razão do seu valor administrativo, histórico, de interesse público e social, já que a destruição indiscriminada de documentos pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à Administração Pública e à história.
O acordo de cooperação técnica visando implantar um amplo projeto de modernização e inovação em gestão patrimonial e de recursos humanos no RS foi firmado pelo governador Eduardo Leite em novembro do ano passado. Os projetos contemplam o desenvolvimento de capacidades e valorização profissional dos servidores, a modernização do sistema estadual de compras públicas, o aprimoramento da gestão documental e do patrimônio no RS, a implantação de um novo modelo de gestão no Centro Administrativo Fernando Ferrari (Caff), identificação de boas práticas nacionais e internacionais em gestão pública, além da gestão eficiente do próprio projeto.
Em seus mais de 30 anos, o Sistema de Arquivos do Estado do RS, que tem o Apers como órgão gestor, normatizou atividades arquivísticas do Estado, como a estruturação do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), propiciando orientações gerais e normativas de gestão, organização e preservação de documentos públicos, além de prazos de guarda e da respectiva destinação final, seja eliminação ou recolhimento permanente, em suporte papel ou digital.
